XRechnung lesen: aus Zeichensalat wird eine Rechnung
XML-Datei ablegen, Klartext bekommen: Absender, Betrag, Fälligkeit, IBAN, alle Positionen. Und eine Rechenprobe, die Fehler findet, bevor Sie zahlen.
Sie öffnen den Anhang und sehen spitze Klammern. Kein Betrag, kein Absender, nichts, womit man arbeiten kann. Das ist keine defekte Datei – das ist eine XRechnung, und sie ist nicht für das menschliche Auge gemacht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie solche Rechnungen annehmen können. Ab 2028 schicken sie Ihnen alle.
Was daran im Betrieb wirklich weh tut
- Sie können nicht auf einen Blick sehen, wer wie viel will und bis wann – dafür müssten Sie die XML-Datei lesen können.
- Ein PDF daneben ist keine Lösung: Rechtlich gilt die XML-Datei als Original, und die beiden können sich unterscheiden.
- Rechnungen mit falschen Summen fallen nicht auf. Wenn Netto plus Umsatzsteuer nicht den Bruttobetrag ergeben, zahlen Sie einen Betrag, der so nicht stimmt.
- Fällige Rechnungen gehen unter, weil das Fälligkeitsdatum in der Datei steckt und nicht im Betreff steht.
So sieht es mit DocShock aus
In dieser Reihenfolge kommen Sie zum Ergebnis – jeder Schritt dauert Minuten, nicht Stunden.
Datei ablegen – oder gar nichts tun
Kommt die Rechnung in Ihr Rechnungspostfach, wird sie automatisch gelesen. Kam sie auf anderem Weg, legen Sie die Datei einmal ab. Sie wird nur gelesen, nicht gespeichert.
Alles im Klartext
Absender mit Umsatzsteuer-Identnummer, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Leistungszeitraum, Netto und Umsatzsteuer, Zahlbetrag, IBAN, Zahlungsziel, Leitweg-ID – und jede Position mit Menge und Betrag.
Die Rechenprobe
Netto plus Umsatzsteuer muss den Bruttobetrag ergeben. Stimmt es nicht, sagen wir es Ihnen mit den Zahlen: „1.000,00 + 190,00 ergibt nicht 1.500,00".
Zugeordnet und auffindbar
Die Rechnung landet beim passenden Vertrag. Bei einer Prüfung ist die erste Frage nicht, ob eine Rechnung existiert, sondern wo sie liegt und wozu sie gehört.
Was Sie davon haben
Beide Formate
XRechnung als XML und ZUGFeRD als PDF mit eingebetteter Datei – bei ZUGFeRD holen wir die Daten aus dem PDF heraus.
Wir rechnen nach
Der häufigste Fehler in selbst erzeugten E-Rechnungen ist eine Summe, die nicht aufgeht. Sie sehen es, bevor Sie zahlen.
Fälligkeit im Blick
Ist der Zahlungstermin überschritten, steht das dabei – statt in der XML-Datei verborgen zu bleiben.
Fehlende Angaben benannt
Fehlt die Rechnungsnummer oder der Betrag, erfahren Sie es und können nachfragen, statt später Ärger zu haben.
Preis
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Häufige Fragen
Muss ich E-Rechnungen überhaupt annehmen?
Ja, seit dem 1. Januar 2025 – ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze, auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Technisch genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Lesen können müssen Sie sie trotzdem, sonst wissen Sie nicht, was Sie zahlen.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei – ohne Programm nicht lesbar. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei: Sie sehen ein normales Dokument, und die Daten stecken zusätzlich maschinenlesbar darin. DocShock liest beide.
Kann ich damit auch selbst E-Rechnungen schreiben?
Nein. DocShock liest eingehende E-Rechnungen. Für das Ausstellen brauchen Sie Ihr Rechnungsprogramm – prüfen Sie vor 2028, ob es XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann.
Wird meine Rechnung dabei gespeichert?
Wenn Sie eine Datei nur zum Ansehen ablegen: nein, sie wird ausschließlich gelesen. Kommt die Rechnung über Ihr Rechnungspostfach, bleibt sie dort – so wie jede andere Rechnung auch.
Ist das eine Prüfung nach EN 16931?
Nein, und das sagen wir bei jeder Auswertung dazu. Eine rechtsverbindliche Konformitätsprüfung leistet nur ein zertifizierter Validator. Wir prüfen die Angaben, die Sie zum Zuordnen und Bezahlen brauchen, sowie die Rechenprobe.
Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen ausstellen?
Bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Details im Ratgeber.
Das könnte Sie auch betreffen
DocShock deckt mehrere Bereiche ab. Sehen Sie sich an, was für Ihren Betrieb noch passt – oder gehen Sie zur Übersicht aller Leistungen.
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Kein Risiko, keine Einrichtungsgebühr, keine Kündigung nötig. Sie entscheiden erst danach.
Kostenlos startenPassende Ratgeber
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