Rechnungen schreiben: Pflichtangaben, Nummern und was ein Programm abnimmt

Stand: August 2026

Eine Rechnung ist kein Anschreiben, sondern ein Beleg mit gesetzlich festgelegtem Inhalt. Fehlt eine Pflichtangabe, kann Ihrem Kunden der Vorsteuerabzug gestrichen werden – und er ruft an. Das ist der eigentliche Grund, warum sich ein Programm lohnt: Es kann eine unvollständige Rechnung gar nicht erst herauslassen.

Was nach § 14 UStG auf jede Rechnung gehört

Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens und des Empfängers – beides in der Form, in der die Firmen tatsächlich firmieren, nicht in der Kurzform aus dem Adressbuch.

Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Eine von beiden genügt; keine von beiden macht die Rechnung unbrauchbar.

Das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird.

Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung sowie der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. „Diverse Arbeiten" reicht nicht – die Bezeichnung muss die Leistung erkennbar machen.

Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, der Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag. Bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, etwa auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.

Die Ausnahmen, die man kennen sollte

Bis 250 Euro brutto gilt die Kleinbetragsrechnung: Empfängeranschrift, Rechnungsnummer und getrennter Steuerbetrag dürfen fehlen. Nötig sind Ihr Name und Ihre Anschrift, das Datum, die Leistung, das Bruttoentgelt und der Steuersatz.

Bei Bauleistungen an andere Unternehmer greift häufig die Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG. Dann steht keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, sondern der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers".

Bei Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück gilt eine Aufbewahrungspflicht auch für den Empfänger – darauf muss die Rechnung ausdrücklich hinweisen.

Diese Fälle sind der Grund, warum ein starres Vorlagendokument irgendwann scheitert: Jede Ausnahme braucht einen anderen Text an derselben Stelle.

Die Rechnungsnummer ist wichtiger, als sie aussieht

Sie muss einmalig sein und darf sich nicht wiederholen. Lückenlos aufsteigend verlangt das Gesetz nicht ausdrücklich – aber eine Lücke muss erklärbar sein, sonst fragt die Betriebsprüfung, wo die fehlende Rechnung geblieben ist.

Praktisch bewährt hat sich Jahr plus laufende Nummer, etwa 2026-0001. Wer mehrere Bereiche getrennt zählt, sollte das dauerhaft und nachvollziehbar tun und nicht zwischendurch wechseln.

Eine bereits vergebene Nummer wird nie wiederverwendet, auch nicht nach einer Stornierung. Storniert wird mit einer eigenen Rechnung, die auf die ursprüngliche verweist.

Das ist der Punkt, an dem händisch geführte Vorlagen regelmäßig kippen: Zwei Leute schreiben gleichzeitig eine Rechnung, und beide nehmen dieselbe nächste Nummer.

GoBD: unveränderbar heißt unveränderbar

Eine ausgestellte Rechnung darf nachträglich nicht mehr geändert werden. Ein Word-Dokument, das man überschreibt, erfüllt diese Anforderung nicht – auch dann nicht, wenn niemand es überschreibt.

Aufzubewahren sind Rechnungen zehn Jahre, und zwar in dem Format, in dem sie entstanden sind. Der Ausdruck einer elektronischen Rechnung ersetzt die Datei nicht.

Eine Verfahrensdokumentation gehört dazu: eine kurze Beschreibung, wie Rechnungen bei Ihnen entstehen, nummeriert, versendet und abgelegt werden. Zwei Seiten genügen meist – aber sie müssen existieren.

Der praktische Nutzen eines Programms liegt genau hier: Ausstellen ist ein eigener Schritt, und ab diesem Schritt ist die Rechnung fest.

Woran man ein brauchbares Programm erkennt

Es lässt eine unvollständige Rechnung nicht ausstellen, sondern sagt, welche Pflichtangabe fehlt. Ein Programm, das alles durchwinkt, verlagert die Prüfung nur auf Sie.

Es trennt Entwurf und ausgestellte Rechnung. Solange etwas Entwurf ist, darf man alles ändern; danach nichts mehr.

Es friert die Anschrift beim Ausstellen ein. Eine Rechnung von 2024 muss die Anschrift von 2024 zeigen, auch wenn der Kunde 2026 umgezogen ist – ein Programm, das die aktuelle Adresse nachzieht, verfälscht alte Belege.

Es kann E-Rechnung. Ab 2027 beziehungsweise 2028 wird das Pflicht; wer heute wählt, sollte nicht zweimal wählen müssen.

Und es kennt Ihre Kunden bereits. Die Empfängeranschrift ein zweites Mal einzutippen ist nicht nur Arbeit, sondern die häufigste Fehlerquelle überhaupt.

Wichtiger Hinweis: Dieser Text gibt den Stand von August 2026 wieder und ist keine Steuerberatung. Ob in Ihrem Fall eine Steuerbefreiung, die Kleinunternehmerregelung, § 13b UStG oder eine Sonderregelung greift, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Bei fehlerhaften Rechnungen geht es um den Vorsteuerabzug Ihres Kunden – das ist kein Bereich für Faustregeln.

Häufige Fragen

Darf ich Rechnungen weiter mit Word schreiben?

Erlaubt ist es. Problematisch sind zwei Punkte: Ein Word-Dokument lässt sich nachträglich ändern, was den GoBD widerspricht, und die fortlaufende Nummer müssen Sie selbst im Griff behalten. Solange eine Person alle Rechnungen schreibt und sauber ablegt, geht es gut – bei zwei Personen fast nie.

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Ihrem Kunden kann der Vorsteuerabzug versagt werden. In der Praxis merkt man es daran, dass er die Rechnung zurückschickt und eine berichtigte verlangt. Berichtigen dürfen Sie – die ursprüngliche Nummer bleibt dabei bestehen.

Wie storniere ich eine falsche Rechnung richtig?

Nicht löschen und nicht überschreiben. Sie erstellen eine Stornorechnung mit eigener Nummer, die auf die ursprüngliche verweist und deren Betrag ausgleicht. Danach schreiben Sie die korrekte Rechnung neu.

Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?

Ausdrücklich verlangt ist Einmaligkeit, nicht Lückenlosigkeit. In der Betriebsprüfung ist eine Lücke aber eine Frage, die Sie beantworten müssen. Am einfachsten ist es, keine entstehen zu lassen.

Reicht ein PDF als E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 – in Deutschland vor allem XRechnung oder ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931. Ein normales PDF gilt als sonstige Rechnung und ist während der Übergangszeit weiterhin zulässig.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde – und im ursprünglichen Format. Eine elektronisch erhaltene Rechnung wird elektronisch aufbewahrt; der Ausdruck genügt nicht.

Wie DocShock dabei hilft

Das Rechnungsprogramm ist in DocShock ab Paket M enthalten und hängt direkt an der Kundenverwaltung: Kunde auswählen, Positionen eintragen, ausstellen. Beim Ausstellen wird geprüft, ob alle Pflichtangaben nach § 14 UStG vorhanden sind – fehlt etwas, nennt DocShock die konkrete Angabe, statt eine unbrauchbare Rechnung zu erzeugen. Die Nummer wird erst beim Ausstellen vergeben und danach nicht mehr verändert. Ausgabe als PDF und als E-Rechnung. Ab Paket L kommt das Mahnwesen dazu.

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