Was läuft – und was dafür tatsächlich abgeht
Der Vertrag sagt, was vereinbart ist. Die Rechnung sagt, was wirklich abgebucht wird. Erst zusammen ergeben sie ein Bild.
Die meisten Betriebe wissen ungefähr, welche Verträge sie haben, und sehen auf dem Kontoauszug, was abgeht. Was fehlt, ist die Verbindung: Gehört diese Abbuchung zu einem Vertrag, den wir noch wollen? Stimmt der Betrag mit dem überein, was vereinbart war? Wurde die angekündigte Preiserhöhung schon wirksam? Diese Fragen beantwortet niemand, weil die Antwort in zwei getrennten Ablagen liegt.
Warum das getrennt nicht funktioniert
- Rechnungen kommen per E-Mail, Verträge liegen im Ordner. Beides zusammenzubringen ist Handarbeit.
- Preiserhöhungen fallen erst auf, wenn jemand zufällig zwei Abrechnungen nebeneinanderlegt.
- Abbuchungen für Leistungen, die längst nicht mehr genutzt werden, laufen jahrelang mit.
- Seit 2025 kommen Rechnungen zunehmend als E-Rechnung im XRechnung-Format – eine XML-Datei, die niemand einfach so lesen kann.
- Bei der Betriebsprüfung fehlt der Beleg zum Vertrag oder der Vertrag zum Beleg.
Verträge und Rechnungen zusammenführen
In dieser Reihenfolge kommen Sie zum Ergebnis – jeder Schritt dauert Minuten, nicht Stunden.
Vertrag mit Sollkosten erfassen
Was ist vereinbart – monatlich, jährlich, pro Nutzung. Das ist die Messlatte für alles, was danach abgebucht wird.
Rechnung dem Vertrag zuordnen
Eingehende Rechnungen landen beim passenden Vertrag. Damit steht Beleg und Vereinbarung an einer Stelle.
E-Rechnungen lesbar machen
XRechnung und ZUGFeRD werden eingelesen und als normale Rechnung angezeigt – statt als XML-Datei, mit der niemand etwas anfangen kann.
Abweichungen sehen
Wenn der abgebuchte Betrag nicht zum hinterlegten passt, fällt das auf, bevor es zwölf Monate lang so weiterläuft.
Kostenübersicht über alles
Was zahlt der Betrieb monatlich – nach Kategorie, nach Standort, nach Anbieter. Ohne Tabellenarbeit.
Was Sie davon haben
Soll und Ist nebeneinander
Vereinbart und abgebucht stehen an einer Stelle. Abweichungen fallen auf, statt unterzugehen.
E-Rechnung ohne Spezialprogramm
XRechnung wird eingelesen und lesbar dargestellt. Sie müssen dafür kein zusätzliches Werkzeug kaufen.
Karteileichen finden
Abbuchungen ohne zugehörigen aktiven Vertrag fallen auf. Das sind erfahrungsgemäss mehr, als man vermutet.
Prüfungsfest abgelegt
Beleg und Vertrag zusammen, mit Datum und Zuordnung. Wenn jemand fragt, ist es da.
Preis
Alle Pakete im Vergleich: Preisübersicht ansehen
Häufige Fragen
Wie verwalten kleine Unternehmen Eingangsrechnungen und Verträge?
An einem Ort statt in Ordnern und Postfächern: Eingangsrechnungen kommen per E-Mail oder Foto herein, DocShock ordnet sie dem passenden Vertrag zu und erinnert rechtzeitig vor jeder Kündigungsfrist. Für Ihr Steuerbüro stehen die Belege gesammelt bereit.
Bucht DocShock meine Rechnungen?
Nein. Die Buchführung bleibt bei Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchhaltungssoftware. DocShock ordnet Rechnungen den Verträgen zu und macht laufende Kosten sichtbar.
Kann ich E-Rechnungen empfangen?
Ja. XRechnung und ZUGFeRD werden eingelesen und lesbar dargestellt. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – dafür genügt das.
Erkennt das System Preiserhöhungen automatisch?
Es meldet, wenn ein abgebuchter Betrag vom hinterlegten Sollbetrag abweicht. Die Bewertung – berechtigt oder nicht – bleibt bei Ihnen.
Wie kommen die Rechnungen ins System?
Per Upload oder über ein eigenes Rechnungspostfach, an das Sie Ihre Lieferanten verweisen können.
Wie lange bleiben Belege gespeichert?
So lange Sie es einstellen. Für steuerlich relevante Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen – halten Sie Rücksprache mit Ihrem Steuerberater, welche für Sie gelten.
Das könnte Sie auch betreffen
DocShock deckt mehrere Bereiche ab. Sehen Sie sich an, was für Ihren Betrieb noch passt – oder gehen Sie zur Übersicht aller Leistungen.
Konditionen auf einen Blick
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