Arbeitszeiterfassung: Gilt die Pflicht auch für kleine Betriebe?
Stand: Juli 2026
Die kurze Antwort: Ja. Seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen – und zwar unabhängig davon, ob der Betrieb drei oder dreihundert Leute hat.
Worum ging es in dem Urteil?
Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass sich die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung schon aus dem bestehenden Arbeitsschutzgesetz ergibt. Es brauchte also kein neues Gesetz – die Pflicht galt bereits.
Hintergrund war ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019, das Mitgliedsstaaten verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit vorzusehen. Das BAG hat diese Vorgabe auf das deutsche Recht übertragen.
Was müssen Sie mindestens erfassen?
Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – einschließlich der Pausen. Es genügt nicht, nur die Gesamtstunden am Monatsende festzuhalten.
Die Aufzeichnung muss verlässlich und nachvollziehbar sein. Ein Zettel, der abends aus dem Gedächtnis ausgefüllt wird, erfüllt das nur eingeschränkt – vor allem, wenn er später korrigiert wird, ohne dass erkennbar ist, wer wann was geändert hat.
Welche Form ist erlaubt?
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Papier ist zulässig, Excel ist zulässig, eine App ist zulässig. Entscheidend ist, dass die Aufzeichnung vollständig, richtig und nachprüfbar ist.
Die Erfassung darf auch an die Beschäftigten delegiert werden – die Verantwortung dafür, dass sie tatsächlich stattfindet, bleibt aber beim Arbeitgeber.
Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?
Nach dem Arbeitszeitgesetz sind Aufzeichnungen über die Arbeitszeit mindestens zwei Jahre aufzubewahren. In Branchen mit Mindestlohnpflicht kommen weitere Vorgaben hinzu.
Bei einer Prüfung durch die Zollverwaltung oder die Rentenversicherung müssen die Aufzeichnungen vorgelegt werden können. Fehlen sie, wird die Arbeitszeit im Zweifel zugunsten der Beschäftigten geschätzt.
Was passiert bei Verstößen?
Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Deutlich teurer wird es meist an anderer Stelle: Wenn im Streit um Überstunden keine belastbaren Aufzeichnungen vorliegen, hat der Arbeitgeber ein Beweisproblem.
Das ist der praktische Kern: Es geht seltener um ein Bußgeld als darum, im Zweifelsfall belegen zu können, was tatsächlich gearbeitet wurde.
Was tun, wenn jemand das Ausstempeln vergisst?
Das passiert in jedem Betrieb. Wichtig ist, dass eine Korrektur möglich ist – und dass sie nachvollziehbar bleibt: wer sie vorgenommen hat, wann, was vorher dort stand und warum.
Eine Korrektur ohne Protokoll ist schlechter als keine Korrektur, weil sie den Eindruck erweckt, Aufzeichnungen ließen sich beliebig anpassen.
Häufige Fragen
Gilt die Pflicht auch bei nur einem Angestellten?
Ja. Das Urteil unterscheidet nicht nach Betriebsgröße. Auch bei einem einzigen Beschäftigten ist die Arbeitszeit zu erfassen.
Muss ich die Zeiten elektronisch erfassen?
Nein. Papier oder eine Tabelle sind zulässig, solange die Aufzeichnung vollständig und nachprüfbar ist. Elektronisch ist es meist einfacher, weil Korrekturen dokumentiert bleiben.
Zählt der Weg zur Baustelle als Arbeitszeit?
Das hängt vom Einzelfall ab – unter anderem davon, ob der Betriebssitz angefahren wird oder direkt die Einsatzstelle. Hier lohnt eine arbeitsrechtliche Prüfung, weil die Antwort über viele Stunden im Jahr entscheidet.
Was ist mit Minijobbern?
Für geringfügig Beschäftigte gelten die Aufzeichnungspflichten ebenfalls, in Teilen sogar verschärft – etwa nach dem Mindestlohngesetz.
Wie DocShock dabei hilft
Wenn Sie die Erfassung nicht mit Zetteln lösen wollen: In DocShock scannen Ihre Mitarbeiter einen QR-Code und tippen dann auf zwei Knöpfe. Korrekturen sind möglich und werden protokolliert – mit Person, Zeitpunkt, altem Wert und Grund.