Offene Rechnungen anmahnen: was Ihnen zusteht und in welcher Reihenfolge

Stand: August 2026

Mahnen ist unangenehm, und genau deshalb wird es zu spät gemacht. Dabei ist die Rechtslage für den Gläubiger günstiger, als die meisten annehmen: Es braucht keine drei Mahnungen, und neben Zinsen steht Ihnen bei Geschäftskunden eine Pauschale zu, ohne dass Sie einen Schaden nachweisen müssen.

Ab wann jemand in Verzug ist

Steht auf der Rechnung ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel – etwa „zahlbar bis 30.09.2026" –, tritt der Verzug mit Ablauf dieses Tages ein. Eine Mahnung ist dafür nicht nötig.

Fehlt ein solches Datum, greift § 286 Abs. 3 BGB: Spätestens dreißig Tage nach Zugang der Rechnung ist der Schuldner in Verzug. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn Sie in der Rechnung auf diese Folge hingewiesen haben.

Alternativ setzt jede Mahnung den Verzug in Gang – ab dem Zugang der ersten Mahnung. Deshalb ist eine erste Mahnung auch dann sinnvoll, wenn kein Zahlungsziel auf der Rechnung stand.

Wichtig ist die Unterscheidung: Fällig und in Verzug sind zwei verschiedene Dinge. Zinsen und Kosten hängen am Verzug, nicht an der Fälligkeit.

Was Ihnen ab Verzug zusteht

Verzugszinsen: gegenüber Unternehmen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, gegenüber Verbrauchern fünf Prozentpunkte. Der Basiszinssatz wird halbjährlich zum 1. Januar und 1. Juli neu festgesetzt und von der Deutschen Bundesbank veröffentlicht.

Bei Geschäftskunden zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB. Sie müssen dafür keinen Schaden belegen. Gegenüber Verbrauchern gibt es diese Pauschale nicht.

Ersatz der Kosten der Rechtsverfolgung – etwa Anwaltskosten – ab dem Zeitpunkt des Verzugs. Die Kosten der ersten Mahnung gehören nicht dazu, weil sie den Verzug erst begründet.

Mahngebühren dürfen nur die tatsächlichen Kosten abbilden, also Porto und Material. Pauschal 15 oder 20 Euro für eine E-Mail sind nicht durchsetzbar und schaffen im Streitfall unnötige Angriffsfläche.

Wie viele Mahnungen sinnvoll sind

Gesetzlich vorgeschrieben ist keine einzige – die vielzitierten drei Mahnungen sind kaufmännische Gewohnheit, kein Recht. Wer will, kann nach Verzugseintritt direkt das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.

In der Praxis bewährt sich eine dreistufige Reihenfolge, weil sie den Kunden nicht verliert: eine freundliche Zahlungserinnerung, eine sachliche Mahnung mit Frist und Zinsen, eine letzte Mahnung mit Ankündigung des gerichtlichen Verfahrens.

Entscheidend sind nicht die Stufen, sondern die Abstände. Sieben bis zehn Tage zwischen den Stufen sind üblich. Wer vier Wochen wartet, signalisiert, dass es nicht eilt.

Die häufigste Ursache für Ausfälle ist nicht Zahlungsunwilligkeit, sondern Vergessen – auf beiden Seiten. Die erste Erinnerung löst erfahrungsgemäß den größten Teil der Fälle.

Wenn nichts passiert

Der gerichtliche Mahnbescheid ist der günstigste nächste Schritt. Er kostet nach Streitwert gestaffelte Gebühren, benötigt keinen Anwalt und liefert bei Widerspruchslosigkeit einen Vollstreckungsbescheid – einen Titel, aus dem dreißig Jahre lang vollstreckt werden kann.

Widerspricht der Schuldner, geht die Sache ins streitige Verfahren. Ab hier ist anwaltliche Begleitung sinnvoll, und ab hier wird es teuer.

Prüfen Sie vorher, ob überhaupt etwas zu holen ist. Ein Titel gegen eine vermögenslose Person ist rechtlich wertvoll und wirtschaftlich wertlos.

Und achten Sie auf die Verjährung: Die regelmäßige Frist beträgt drei Jahre und läuft zum Ende des dritten Jahres nach Entstehung ab. Der Jahreswechsel ist deshalb der stille Termin, an dem Forderungen verloren gehen.

Warum ein Vorschlag besser ist als ein Automatismus

Eine Software, die selbstständig mahnt, mahnt irgendwann den falschen: den Kunden, der letzte Woche telefonisch eine Ratenzahlung vereinbart hat, oder den, dessen Überweisung noch unterwegs ist.

Der Schaden ist dabei nicht die Mahnung, sondern die Beziehung. Ein Stammkunde, der wegen 180 Euro eine automatische dritte Mahnung bekommt, erzählt das weiter.

Sinnvoll ist deshalb die Trennung: Die Software erkennt den Verzug, berechnet Zinsen und Pauschale und legt die Mahnung als Entwurf vor. Freigegeben wird sie von einem Menschen – der weiß, was letzte Woche am Telefon besprochen wurde.

Der Zeitgewinn liegt ohnehin nicht im Versenden, sondern im Erkennen. Zu wissen, wer heute überfällig ist, ohne dafür Kontoauszüge mit Rechnungen abzugleichen – das ist der Teil, der Stunden spart.

Wichtiger Hinweis: Dieser Text erklärt die allgemeine Rechtslage und ist keine Rechtsberatung. Verzugsvoraussetzungen, Zinshöhe und Kostenersatz hängen davon ab, ob Ihr Kunde Unternehmer oder Verbraucher ist, was vereinbart wurde und wie die Rechnung formuliert war. Bei bestrittenen oder hohen Forderungen lassen Sie den Fall anwaltlich prüfen, bevor Sie mahnen.

Häufige Fragen

Muss ich dreimal mahnen, bevor ich klagen kann?

Nein. Die drei Mahnungen sind kaufmännische Gewohnheit, keine gesetzliche Voraussetzung. Sobald Verzug eingetreten ist, können Sie einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen. Aus Kundensicht ist eine Stufe davor trotzdem meist klüger.

Ab wann ist mein Kunde in Verzug?

Mit Ablauf eines auf der Rechnung genannten Zahlungsdatums. Fehlt ein solches Datum, spätestens dreißig Tage nach Zugang der Rechnung – bei Verbrauchern nur, wenn Sie darauf hingewiesen haben. Alternativ ab Zugang Ihrer ersten Mahnung.

Wie hoch sind die Verzugszinsen?

Gegenüber Unternehmen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, gegenüber Verbrauchern fünf. Der Basiszinssatz ändert sich halbjährlich zum 1. Januar und 1. Juli; maßgeblich ist der jeweils geltende Satz für den Zeitraum.

Darf ich Mahngebühren berechnen?

Nur in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten, also im Wesentlichen Porto. Pauschalen von 15 oder 20 Euro sind nicht durchsetzbar. Bei Geschäftskunden kommt zusätzlich die gesetzliche Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB hinzu.

Was kostet ein gerichtlicher Mahnbescheid?

Die Gerichtsgebühr richtet sich nach dem Streitwert und beginnt im niedrigen zweistelligen Bereich. Ein Anwalt ist nicht erforderlich. Teuer wird es erst, wenn der Schuldner widerspricht und die Sache ins streitige Verfahren geht.

Wann verjährt eine offene Rechnung?

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und endet mit Ablauf des dritten Jahres nach dem Jahr, in dem die Forderung entstanden ist. Eine Rechnung aus 2023 verjährt also zum 31. Dezember 2026 – der Jahreswechsel ist der kritische Termin.

Wie DocShock dabei hilft

Das Mahnwesen ist in DocShock ab Paket L enthalten. DocShock erkennt selbst, welche ausgestellte Rechnung überfällig ist, berechnet die Verzugszinsen tagesgenau und trägt bei Geschäftskunden die 40-Euro-Pauschale ein. Versendet wird nichts von allein: Jede Mahnung entsteht als Entwurf ohne Mahnnummer und wird erst durch die Freigabe eines angemeldeten Menschen zur Mahnung – mit Namen dokumentiert. Wer letzte Woche eine Ratenzahlung zugesagt hat, bekommt so keine automatische dritte Mahnung.

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