Stundenzettel: Was tatsächlich darauf gehört

Stand: Juli 2026

Ein Stundenzettel ist schnell gemacht – und wird bei einer Prüfung genauso schnell nicht anerkannt, wenn Angaben fehlen. Was mindestens darauf gehört, ist überschaubar.

Die Pflichtangaben

Name des Beschäftigten, Datum, Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Pausen. Die Gesamtstunden allein genügen nicht – aus der Aufzeichnung muss hervorgehen, WANN gearbeitet wurde.

Sinnvoll sind zusätzlich der Einsatzort oder das Projekt. Für die Pflicht ist das nicht nötig, für Ihre Nachkalkulation und für Rückfragen des Kunden aber entscheidend.

Was die Aufzeichnung unbrauchbar macht

Nachträgliche Änderungen ohne Kennzeichnung. Wenn nicht erkennbar ist, dass ein Wert korrigiert wurde, wer das getan hat und warum, verliert die gesamte Aufzeichnung an Beweiswert.

Rundungen auf Viertelstunden sind verbreitet, aber nur zulässig, wenn sie sich nicht systematisch zu Lasten der Beschäftigten auswirken.

Sammelaufzeichnungen für mehrere Personen auf einem Blatt, bei denen Unterschriften fehlen.

Wer trägt ein – und wer haftet?

Das Eintragen kann an die Beschäftigten übertragen werden. Die Verantwortung dafür, dass es passiert und richtig passiert, bleibt beim Arbeitgeber.

Praktisch heißt das: Wer Stundenzettel verteilt und am Monatsende einsammelt, muss sie auch ansehen. Ein Stapel unausgefüllter Zettel ist keine Erfüllung der Pflicht.

Aufbewahrung

Mindestens zwei Jahre nach dem Arbeitszeitgesetz. In Branchen mit Mindestlohnpflicht und bei der Bauabzugsteuer können längere Zeiträume und weitere Nachweispflichten hinzukommen.

Aufbewahren heißt: bei einer Prüfung vorlegen können. Ein Ordner im Keller, dessen Inhalt niemand sortiert hat, erfüllt das im Zweifel nicht.

Wichtiger Hinweis: Dieser Text erklärt die allgemeine Rechtslage und ist keine Rechtsberatung. Welche Nachweispflichten in Ihrer Branche gelten – etwa im Baugewerbe oder bei Mindestlohnbranchen – klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Häufige Fragen

Gibt es eine amtliche Vorlage?

Nein. Es gibt keine vorgeschriebene Form. Entscheidend ist der Inhalt: Name, Datum, Beginn, Ende, Pausen – vollständig und nachprüfbar.

Muss der Mitarbeiter unterschreiben?

Vorgeschrieben ist es nicht, sinnvoll aber schon: Eine Bestätigung durch den Beschäftigten erhöht den Beweiswert deutlich, wenn es später Streit über Stunden gibt.

Darf ich Pausen pauschal abziehen?

Pauschale Abzüge sind problematisch, weil sie nicht die tatsächliche Arbeitszeit abbilden. Erfasst werden sollen die wirklich genommenen Pausen.

Was gilt bei Arbeit auf mehreren Baustellen an einem Tag?

Die Arbeitszeit wird durchgehend erfasst. Der Einsatzort ist keine Pflichtangabe, für die Zuordnung zu Aufträgen aber sehr nützlich.

Wie DocShock dabei hilft

Wenn Sie das nicht mit Zetteln lösen wollen: In DocShock stempeln Ihre Mitarbeiter per Handy, Sie erhalten den Monatsnachweis als PDF, und jede Korrektur ist mit Person, Zeitpunkt, altem Wert und Grund protokolliert.

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