E-Rechnung: Was Ihr Betrieb jetzt können muss – und was noch Zeit hat
Stand: Juli 2026
Bei diesem Thema werden zwei Dinge fast immer verwechselt: E-Rechnungen EMPFANGEN und E-Rechnungen AUSSTELLEN. Für das Empfangen sind Sie längst verpflichtet – seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze. Für das Ausstellen haben die meisten kleinen Betriebe noch bis Ende 2027 Zeit.
Empfangen: gilt seit 2025 für jeden
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen können – auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG, auch Vereine mit unternehmerischem Bereich. Hier gibt es keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze.
Die gute Nachricht: Technisch genügt ein E-Mail-Postfach. Sie müssen keine Software kaufen, um die Empfangspflicht zu erfüllen. Was Sie aber regeln sollten, ist der Umgang damit – wer schaut hinein, wo landet die Datei, und wie wird sie aufbewahrt.
Und Sie dürfen eine E-Rechnung nicht ablehnen, weil Ihnen das Format nicht passt. Seit 2025 ist die Zustimmung des Empfängers dafür nicht mehr erforderlich.
Ausstellen: gestaffelt bis 2028
Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen.
Liegt Ihr Umsatz darunter, haben Sie bis Ende 2027 Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.
Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das die Vorgaben im Umsatzsteuergesetz verankert hat (§ 14 und § 27 UStG).
Ein PDF ist keine E-Rechnung
Das ist der Punkt, der am häufigsten für Ärger sorgt. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931 (ein PDF mit eingebetteter XML-Datei).
Ein normales PDF per E-Mail gilt als „sonstige Rechnung" – auch ein eingescanntes Papierdokument. Das ist während der Übergangszeit erlaubt, erfüllt aber nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung.
Der praktische Unterschied: Bei XRechnung sehen Sie ohne passendes Programm nur Zeichensalat. Bei ZUGFeRD sehen Sie ein normales PDF, in dem die Daten zusätzlich maschinenlesbar stecken.
Was ausgenommen ist
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Fahrausweise sind ebenfalls ausgenommen.
Leistungen an Endverbraucher (B2C) fallen nicht unter die Pflicht – wer nur an Privatkunden verkauft, ist bei der Ausstellung nicht betroffen. Die Empfangspflicht gilt aber trotzdem, weil Sie selbst Rechnungen von Lieferanten erhalten.
Grenzüberschreitende Umsätze ins Ausland folgen einer separaten EU-Initiative.
Was Sie jetzt sinnvollerweise tun
Legen Sie fest, an welche Adresse E-Rechnungen gehen und wer dafür zuständig ist. Eine eigene Adresse wie rechnungen@ihrbetrieb.de ist übersichtlicher als das allgemeine Postfach.
Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie die Dateien zu ihm kommen und wie sie aufbewahrt werden. Die XML-Datei ist das Original – ein Ausdruck ersetzt sie nicht.
Und prüfen Sie vor 2028, ob Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann. Das rechtzeitig zu wissen ist billiger, als es im Dezember 2027 festzustellen.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 ohne Umsatzgrenze, auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Von der Ausstellungspflicht können Kleinunternehmer in Einzelfällen ausgenommen sein.
Reicht ein normales E-Mail-Postfach?
Für den Empfang genügt es technisch. Sie sollten aber geregelt haben, wer hineinschaut, wo die Datei abgelegt wird und wie sie aufbewahrt wird – die XML-Datei ist das Original.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei – ohne passendes Programm nicht lesbar. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei: Sie sehen ein normales Dokument, und die Daten stecken zusätzlich maschinenlesbar darin. Beide erfüllen die Pflicht, sofern sie EN 16931 entsprechen.
Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen ausstellen?
Bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027. Alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Bis dahin sind Papier und – mit Zustimmung des Empfängers – PDF weiterhin möglich.
Darf ich eine E-Rechnung ablehnen, weil ich sie nicht lesen kann?
Nein. Seit 2025 ist die Zustimmung des Empfängers für die E-Rechnung nicht mehr erforderlich. Sie müssen empfangsfähig sein.
Ich habe eine XML-Datei bekommen und sehe nur Zeichensalat. Was nun?
Das ist normal – eine XRechnung ist nicht für das menschliche Auge gemacht. In Ihrem DocShock-Zugang können Sie die Datei ablegen und sehen alle Angaben im Klartext: Rechnungsnummer, Absender, Betrag, Fälligkeit, IBAN und die Positionen. Die Datei wird dabei nur gelesen, nicht gespeichert.
Wie DocShock dabei hilft
DocShock liest E-Rechnungen für Sie: Kommt eine XRechnung als XML-Datei oder eine ZUGFeRD-Rechnung als PDF, sehen Sie im Rechnungspostfach Rechnungsnummer, Absender, Betrag, Fälligkeit, IBAN und die einzelnen Positionen im Klartext – statt Zeichensalat. Eine Rechenprobe prüft zusätzlich, ob Netto plus Umsatzsteuer den Bruttobetrag ergibt. Was DocShock nicht leistet: E-Rechnungen ausstellen oder umwandeln, und eine rechtsverbindliche Konformitätsprüfung nach EN 16931 – dafür brauchen Sie Ihr Rechnungsprogramm beziehungsweise einen zertifizierten Validator.