Personalverwaltung für Betriebe ohne Personalabteilung
Wer ist im Betrieb, was darf er, welche Unterlagen liegen vor, welche Geräte hat er. An einer Stelle, mit Protokoll.
In den meisten Betrieben ist die Personalverwaltung eine Excel-Tabelle und ein Hängeordner. Das reicht, bis jemand danach fragt: Wann lief die Unterweisung? Wer hat den Schlüssel? Welches Diensthandy gehört zu wem? Und dann sucht jemand zwei Stunden nach etwas, das nirgends vollständig steht.
Was in der Praxis fehlt
- Stammdaten stehen in einer Tabelle, die genau eine Person pflegt – und die ist nicht immer da.
- Zugriffsrechte werden mündlich vergeben und nie wieder entzogen.
- Wer welches Gerät, welchen Schlüssel und welchen Vertrag hat, weiss niemand vollständig.
- Fristen im Personalbereich – Probezeit, Befristung, Unterweisung – laufen unbemerkt ab.
- Beim Austritt bleibt regelmässig etwas offen: ein Zugang, ein Gerät, ein laufender Vertrag.
Wie die Personalverwaltung aussieht
In dieser Reihenfolge kommen Sie zum Ergebnis – jeder Schritt dauert Minuten, nicht Stunden.
Stammdaten und Dokumente
Kontaktdaten, Eintritt, Funktion, hinterlegte Unterlagen. Sichtbar nur für die, die es angeht.
Rechte abgestuft vergeben
Wer darf Zeiten sehen, wer darf Verträge ändern, wer darf gar nichts. Rechte lassen sich jederzeit anpassen und entziehen.
Zeiten und Salden
Arbeitszeiten, Nachträge und Überstunden hängen am selben Datensatz – nicht in einem zweiten Programm.
Geräte und Verträge zuordnen
Diensthandy, Firmenwagen, Werkzeug: Zuordnung sichtbar, damit beim Austritt nichts liegen bleibt.
Eigene Mitarbeiter-App
Die App trägt Ihr Logo und Ihren Namen. Mitarbeiter sehen ihre Zeiten, ihre Unterlagen und aktuelle Mitteilungen.
Austritt sauber abschliessen
Zugang entziehen, Zeiten abschliessen, offene Punkte anzeigen. Ein Vorgang statt fünf Erinnerungen.
Was Sie davon haben
Eine Quelle statt drei
Der Mitarbeiterdatensatz gilt für Zeiten, Rechte, Dokumente und Verträge. Änderungen wirken überall.
Rechte, die man auch wieder los wird
Vergebene Zugänge stehen im System und lassen sich mit einem Klick entziehen – statt vergessen zu werden.
Nachvollziehbar
Jede Änderung mit Zeitpunkt und Person. Das schützt beide Seiten.
Unter Ihrem Namen
Die Mitarbeiter-App trägt Ihr Logo. Ihre Leute sehen Ihren Betrieb, nicht unsere Marke.
Preis
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Häufige Fragen
Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich das?
Praktisch ab dem dritten oder vierten. Darunter genügt oft eine Liste – darüber wird die Liste zum Risiko.
Ersetzt das die Lohnabrechnung?
Nein. Die Abrechnung bleibt bei Ihrem Steuerberater oder Ihrem Lohnprogramm. Die erfassten Zeiten lassen sich exportieren und weitergeben.
Können Mitarbeiter ihre eigenen Daten sehen?
Ja, ihre eigenen – Zeiten, Salden, hinterlegte Unterlagen. Fremde Datensätze sehen sie nicht.
Was passiert mit den Daten nach dem Austritt?
Der Zugang wird entzogen, die Daten bleiben nach Ihren Aufbewahrungsvorgaben erhalten und lassen sich gezielt löschen, wenn die Frist abgelaufen ist.
Brauchen wir dafür einen Betriebsrat-Beschluss?
Wo ein Betriebsrat besteht, sind Zeiterfassung und Leistungsdaten mitbestimmungspflichtig. Klären Sie die Einführung dort ab – wir stellen die technischen Angaben dafür bereit.
Das könnte Sie auch betreffen
DocShock deckt mehrere Bereiche ab. Sehen Sie sich an, was für Ihren Betrieb noch passt – oder gehen Sie zur Übersicht aller Leistungen.
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