Belege fotografieren und monatlich an den Steuerberater – so geht es im Handwerksbetrieb

Von Marcel Wildenhayn, Gründer von DocShock · Stand: Oktober 2026

Die Tankquittung liegt im Handschuhfach, der Beleg vom Baumarkt in der Jackentasche des Gesellen, und am Monatsende sucht jemand einen Abend lang einen Schuhkarton zusammen. Fehlt ein Beleg, fehlt der Vorsteuerabzug – und das Steuerbüro ruft an. Dabei lässt sich das mit dem Handy, das ohnehin jeder dabei hat, fast vollständig erledigen.

Fotografieren ist erlaubt – mit Regeln

Papierbelege dürfen digitalisiert werden. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form (GoBD) verlangen dafür, dass das Bild vollständig und lesbar ist, dass es nicht nachträglich verändert werden kann und dass der Ablauf nachvollziehbar ist: wer wann was erfasst hat.

Ob Sie das Papier danach wegwerfen dürfen, hängt davon ab, ob Ihr Ablauf das ersetzende Scannen sauber dokumentiert. Viele Steuerbüros empfehlen, das Original vorerst aufzubewahren, bis die Verfahrensdokumentation steht. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie Belege vernichten.

Am besten sofort – und von dem, der bezahlt hat

Der beste Zeitpunkt für einen Beleg ist der Moment, in dem er entsteht: an der Kasse, an der Zapfsäule. Wer erst abends daran denkt, vergisst jeden zehnten. Deshalb sollte nicht nur der Chef Belege erfassen können, sondern jeder, der mit der Firmenkarte oder bar bezahlt.

Eine Mitarbeiter-App mit einem Knopf „Beleg fotografieren“ ist dafür der kürzeste Weg. Dazu eine Notiz – „Diesel Sprinter“, „Silikon Baustelle Müller“ –, und das Steuerbüro muss nicht raten, wofür der Betrag war.

Auslesen statt abtippen

Moderne Systeme lesen aus dem Foto Lieferant, Datum, Betrag und Steuersatz aus und schlagen eine Kategorie vor: Kraftstoff, Material, Werkzeug, Bewirtung. Sie prüfen das kurz und bestätigen. Das spart nicht nur Tipparbeit, sondern auch Zahlendreher.

Wichtig ist der Abgleich mit der Bank: Wurde ein Beleg bar oder mit Karte bezahlt, ist er erledigt. Kam er als Rechnung, muss er noch bezahlt werden – und gehört auf die Liste der offenen Posten, nicht in den Ordner „erledigt“.

Monatlich übergeben statt im Frühjahr suchen

Die meisten Steuerbüros arbeiten monatlich, viele Betriebe liefern aber quartalsweise oder jährlich. Das führt zu Rückfragen über Belege, an die sich niemand mehr erinnert. Eine feste monatliche Übergabe – alle Belege und Ausgangsrechnungen des Monats in einem Paket – nimmt diesen Druck heraus.

Das Paket sollte enthalten: die Belege als Bild oder PDF, eine Liste mit Datum, Lieferant, Betrag und Steuersatz, die Ausgangsrechnungen des Monats und einen Hinweis, was davon schon bezahlt ist. Ob das per E-Mail, über ein Portal oder per DATEV-Schnittstelle kommt, sprechen Sie mit Ihrem Steuerbüro ab.

Was Sie Ihrem Steuerberater vorher sagen sollten

Fragen Sie, in welcher Form er die Belege am liebsten bekommt, an welche Adresse und bis wann im Folgemonat. Fragen Sie, ob er eine Belegliste als Tabelle braucht und welche Kategorien er verwendet.

Und legen Sie fest, wer im Betrieb die Übergabe auslöst. Ein Ablauf, für den niemand zuständig ist, läuft genau zwei Monate.

Wichtiger Hinweis: Aufbewahrungsfristen, die Frage nach dem Vernichten von Papierbelegen und die Verfahrensdokumentation nach GoBD klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater. Dieser Text ist keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Darf ich Kassenbons einfach fotografieren?

Ja, digital erfasste Belege sind zulässig, wenn das Bild vollständig und lesbar ist und nachträglich nicht verändert werden kann. Ob Sie das Papier danach vernichten dürfen, hängt von Ihrer Verfahrensdokumentation ab – das klären Sie mit dem Steuerbüro.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Buchungsbelege in der Regel acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Die genauen Fristen und ihre jüngsten Änderungen bespricht Ihr Steuerberater mit Ihnen.

Können meine Mitarbeiter Belege erfassen, ohne alles zu sehen?

In einer guten Lösung ja: Mitarbeiter fotografieren und sehen ihre eigenen Belege, die Buchhaltung des Betriebs bleibt beim Chef.

Was ist mit Belegen, die als PDF per E-Mail kommen?

Die gehören ebenso ins Archiv – am besten automatisch aus dem Rechnungspostfach. E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format sind dabei das Original, nicht ein Ausdruck davon.

Ersetzt das meinen Steuerberater?

Nein. Es sorgt dafür, dass er vollständige Unterlagen pünktlich bekommt. Buchen, Steuererklärung und Beratung bleiben seine Aufgabe.

Wie oft sollte ich Belege übergeben?

Monatlich hat sich bewährt. Je kürzer der Abstand, desto besser erinnert sich jemand an einen fehlenden Beleg – und desto aktueller ist Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung.

Wie DocShock dabei hilft

In DocShock fotografieren Ihre Mitarbeiter Belege direkt in der Mitarbeiter-App. Der KI-Mitarbeiter liest Lieferant, Datum, Betrag und Steuersatz aus und legt den Beleg ins Belegarchiv. Bar, mit Karte oder per PayPal bezahlte Belege werden als bezahlt erkannt. Die Adresse Ihres Steuerbüros tragen Sie einmal ein; am Monatsende stellt der KI-Mitarbeiter das Paket aus Belegen, Belegliste und Ausgangsrechnungen zusammen – verschickt wird es erst, wenn Sie es freigeben. Was mit Geld und dem Steuerbüro zu tun hat, legt er Ihnen immer vor.

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