Zeiterfassung per QR-Code im Handwerk: so stempeln Ihre Leute auf der Baustelle

Von Marcel Wildenhayn, Gründer von DocShock · Stand: Oktober 2026

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen – auch im kleinen Handwerksbetrieb. Der Stundenzettel auf Papier erfüllt das im Grunde, scheitert aber im Alltag: Er kommt zu spät, unvollständig oder gar nicht zurück. Eine App auf dem Handy, mit der Ihre Leute per QR-Code angemeldet werden, ist inzwischen der einfachste Weg. Worauf es dabei ankommt.

Warum ein QR-Code statt Passwort

Die größte Hürde jeder Zeiterfassungs-App ist nicht das Stempeln, sondern die Anmeldung. Ein Passwort, das ein Monteur sich ausdenken, merken und auf dem Handy eintippen muss, ist nach zwei Wochen vergessen. Dann wird wieder auf Zettel geschrieben.

Mit einem QR-Code fällt das weg: Sie erzeugen für jeden Mitarbeiter einen persönlichen Code, er scannt ihn einmal mit der Handy-Kamera und ist angemeldet. Danach öffnet er die App vom Startbildschirm wie jede andere. Wichtig ist, dass dieser Code nur für eine begrenzte Zeit gilt und persönlich bleibt – er ist ein Schlüssel.

Was erfasst werden muss

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, dazu die Pausen. Die genaue Form schreibt das Gesetz derzeit nicht vor; es muss aber nachvollziehbar und verlässlich sein. Für Minijobber verlangt das Mindestlohngesetz schon lange eine Aufzeichnung, ebenso in einigen Branchen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – darunter das Baugewerbe.

Praktisch heißt das: Kommen, Gehen, Pause. Dazu, wenn Sie Stunden auf Baustellen abrechnen, das Projekt. Eine App, die Plus- und Minusstunden gegen die Sollzeit rechnet, nimmt Ihnen am Monatsende das Zusammenzählen ab.

Standort: nützlich, aber mit Augenmaß

Viele Apps können beim Stempeln den Standort mitschreiben. Das ist hilfreich, wenn Sie nachweisen müssen, dass auf einer bestimmten Baustelle gearbeitet wurde. Eine laufende Ortung über den ganzen Tag ist dagegen datenschutzrechtlich heikel und für die Zeiterfassung nicht nötig.

Sinnvoll ist: Standort nur im Moment des Stempelns, für die Mitarbeiter sichtbar, mit der Möglichkeit, einen Grund anzugeben, wenn er nicht ermittelt werden kann. Sprechen Sie das offen im Team an – und mit dem Betriebsrat, falls es einen gibt.

Korrekturen müssen nachvollziehbar bleiben

Jemand vergisst zu stempeln – das passiert. Entscheidend ist, wie die Korrektur aussieht: Eine Zeiterfassung, in der Zeiten ohne Spur geändert werden können, ist als Nachweis wertlos. Jede Korrektur sollte mit Datum, Person und Grund festgehalten werden.

Der Monatsnachweis als PDF, den Sie dem Lohnbüro oder dem Steuerberater geben, sollte genau diese Zeiten enthalten – nicht eine abgeschriebene Fassung.

Woran Sie eine brauchbare Lösung erkennen

Sie läuft auf jedem Handy, ohne App Store. Die Anmeldung dauert für einen neuen Mitarbeiter weniger als eine Minute. Sie sehen auf einen Blick, wer gerade eingestempelt ist. Und am Monatsende gibt es einen fertigen Nachweis, ohne dass jemand etwas zusammenrechnet.

Wenn dazu noch Belege und Rückfragen von der Baustelle in derselben App laufen, haben Ihre Leute eine App statt drei.

Wichtiger Hinweis: Welche Aufzeichnungspflichten für Ihren Betrieb konkret gelten, hängt von Branche, Beschäftigungsform und Tarifvertrag ab. Klären Sie das mit Ihrem Steuerbüro oder Ihrer Rechtsberatung. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Müssen meine Mitarbeiter eine App installieren?

Bei einer Web-App nicht aus dem App Store: Nach dem Scannen des QR-Codes legen sie die App mit einem Tipp auf den Startbildschirm. Danach startet sie wie jede andere App.

Was passiert, wenn jemand den QR-Code weitergibt?

Ein seriöses System macht den Code zeitlich begrenzt und persönlich. Gibt jemand ihn weiter, erzeugen Sie einen neuen; der alte verliert seine Gültigkeit.

Darf ich den Standort meiner Mitarbeiter erfassen?

Im Moment des Stempelns und mit klarer Information an die Mitarbeiter ist das in der Regel vertretbar. Eine Dauerortung ist es meist nicht. Im Zweifel fragen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten.

Reicht ein Stundenzettel auf Papier?

Rechtlich kann er reichen, wenn er vollständig und zeitnah geführt wird. Praktisch scheitert er oft genau daran – und am Zusammenrechnen am Monatsende.

Können Mitarbeiter ihre eigenen Zeiten sehen?

Ja, und das sollten sie auch. Wer seine Stunden selbst sieht, meldet Fehler früh – nicht erst bei der Lohnabrechnung.

Was kostet eine Zeiterfassungs-App?

Üblich sind wenige Euro je Mitarbeiter und Monat oder ein Grundpreis für eine kleine Belegschaft. Achten Sie auf Einrichtungsgebühren und darauf, ob der Monatsnachweis im Preis enthalten ist.

Wie DocShock dabei hilft

In DocShock erzeugen Sie für jeden Mitarbeiter einen QR-Code; er scannt ihn einmal und stempelt danach in der Mitarbeiter-App – ohne Passwort, ohne App Store. Der QR-Code wird in Ihrem Browser erzeugt, der Anmeldeschlüssel geht an keinen fremden Dienst. Kommen, Gehen und Pausen werden mit einem Tipp erfasst, mit Standort im Moment des Stempelns, sofern das Handy ihn liefert – sonst mit einem Grund. Überstunden rechnet die Software, Korrekturen stehen im Protokoll, den Monatsnachweis ziehen Sie als PDF. In derselben App fotografieren Ihre Leute Belege.

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