Handwerkerrechnung an Privatkunden: drei Regeln, die bei Geschäftskunden nicht gelten

Von Marcel Wildenhayn, Gründer von DocShock · Stand: Oktober 2026

Eine Rechnung an einen Privatkunden muss grundsätzlich dasselbe enthalten wie jede andere. Für Arbeiten an Haus und Grundstück kommen aber drei Besonderheiten hinzu, die im Alltag gern vergessen werden: eine Frist, ein Pflichthinweis und die getrennt ausgewiesenen Arbeitskosten, ohne die Ihr Kunde den Steuerbonus nicht bekommt.

Regel 1: Rechnung innerhalb von sechs Monaten

Führen Sie eine Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück aus – Reparatur, Einbau, Renovierung, Gartenarbeiten –, müssen Sie auch gegenüber Privatpersonen eine Rechnung ausstellen, und zwar innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Bei anderen Leistungen an Privatkunden ist eine Rechnung umsatzsteuerlich nicht vorgeschrieben. Bei Arbeiten am Haus schon.

Regel 2: Der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht

Ihr Privatkunde muss solche Rechnungen zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Darauf müssen Sie ihn in der Rechnung hinweisen (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG).

Ein Satz genügt, zum Beispiel: „Bitte bewahren Sie diese Rechnung zwei Jahre auf (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).“ Am einfachsten steht er fest im Fußtext jeder Rechnung an Privatkunden – dann kann er nicht vergessen werden.

Regel 3: Arbeitskosten getrennt ausweisen

Privatkunden können einen Teil der Arbeitskosten für Handwerkerleistungen im eigenen Haushalt von der Steuer abziehen (§ 35a Abs. 3 EStG): nach derzeitigem Stand 20 Prozent, höchstens 1.200 Euro im Jahr. Begünstigt sind Arbeits-, Maschinen- und Fahrtkosten – nicht das Material.

Damit der Kunde den Bonus nutzen kann, sollten die Arbeitskosten auf der Rechnung erkennbar sein, am besten als eigener Betrag. Außerdem muss der Kunde per Überweisung zahlen; Barzahlung wird nicht anerkannt.

Für Sie ist das ein Verkaufsargument, das wenig kostet: Ein Satz wie „Darin enthaltene Arbeitskosten: 1.240,00 Euro brutto“ hilft dem Kunden bei der Steuererklärung und erspart Ihnen die Nachfrage im Frühjahr.

Und was sonst noch gilt

Alle übrigen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG gelten wie bei jeder Rechnung: Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen, Steuerbetrag. Für Rechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Angaben (§ 33 UStDV).

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist gegenüber Privatkunden keine Pflicht. Ein PDF per E-Mail oder eine Papierrechnung bleibt hier erlaubt.

Wichtiger Hinweis: Dieser Text erklärt die allgemeine Rechtslage in Deutschland und ist keine Steuerberatung. Höhe und Voraussetzungen der Steuerermäßigung nach § 35a EStG können sich ändern; maßgeblich ist der aktuelle Stand. Im Zweifel fragen Sie Ihr Steuerbüro.

Häufige Fragen

Muss ich einem Privatkunden überhaupt eine Rechnung schreiben?

Bei Arbeiten im Zusammenhang mit einem Grundstück ja, innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Bei anderen Leistungen an Privatkunden ist sie umsatzsteuerlich nicht vorgeschrieben.

Welcher Hinweis muss auf die Rechnung?

Der Hinweis, dass der Kunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG). Ein Satz im Fußtext genügt.

Muss ich die Lohnkosten getrennt ausweisen?

Eine Pflicht für Sie besteht nicht, aber ohne erkennbare Arbeitskosten kann der Kunde die Steuerermäßigung nach § 35a EStG kaum nutzen. Es ist ein Service, den Kunden erwarten.

Brauchen Privatkunden eine E-Rechnung?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt zwischen Unternehmen. Gegenüber Privatkunden bleiben PDF und Papier erlaubt.

Wie DocShock dabei hilft

In DocShock legen Sie den Fußtext Ihrer Rechnungen einmal fest – der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht steht dann auf jeder Rechnung. Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag, mit fortlaufender Nummer und allen Pflichtangaben; fehlt eine Angabe, sagt die Software, welche. Die Arbeitskosten tragen Sie als eigene Zeile oder im Text ein. Rechnungen sind ab Paket M enthalten.

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