Eingangsrechnungen per E-Mail automatisch erfassen – mit einem eigenen Rechnungspostfach

Von Marcel Wildenhayn, Gründer von DocShock · Stand: Oktober 2026

Großhändler, Mobilfunk, Leasing, Versicherung, Tankkarte: Ein kleiner Handwerksbetrieb bekommt im Monat schnell dreißig bis fünfzig Rechnungen, fast alle per E-Mail. Sie liegen dann zwischen Kundenanfragen und Newslettern, werden ausgedruckt, abgeheftet oder vergessen. Ein eigenes Rechnungspostfach, das diese Mails automatisch verarbeitet, schafft hier Ordnung – und ist seit der E-Rechnungspflicht mehr als eine Bequemlichkeit.

Eine eigene Adresse für Rechnungen

Der wichtigste Schritt ist organisatorisch: eine Adresse nur für Rechnungen, zum Beispiel rechnungen@ihr-betrieb.de. Diese Adresse geben Sie allen Lieferanten. Kundenpost und Buchhaltungspost sind damit von Anfang an getrennt.

Diese Adresse wird als Rechnungspostfach an Ihre Software angebunden. Jede eingehende Mail wird geprüft: Ist ein PDF oder eine E-Rechnung dabei, wird sie erfasst; alles andere bleibt liegen.

Auslesen: PDF, XRechnung, ZUGFeRD

Bei einer E-Rechnung stehen alle Angaben maschinenlesbar in der Datei: Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Fälligkeit, Bankverbindung, Positionen. Eine gute Software zeigt sie im Klartext – eine XRechnung ohne passendes Programm ist für Menschen nur Zeichensalat.

Bei einem gewöhnlichen PDF muss der Text gelesen werden. Das klappt bei sauberen Rechnungen zuverlässig; bei eingescannten Belegen sollten Sie die erkannten Werte kurz prüfen.

Zuordnen statt suchen

Eine erfasste Rechnung ist erst nützlich, wenn sie an der richtigen Stelle liegt: beim Vertrag, zu dem sie gehört, beim Lieferanten, beim Auftrag. Bei wiederkehrenden Rechnungen – Mobilfunk, Leasing, Strom – lernt die Software schnell, wohin sie gehören.

Dabei fallen Abweichungen auf: ein Betrag, der plötzlich höher ist als in den Vormonaten; eine Rechnung zu einem Vertrag, den Sie gekündigt hatten. Genau diese Fälle sind es, die in einem Ordner niemand bemerkt.

Rechenprobe und Bezahlung

Bei E-Rechnungen lässt sich prüfen, ob Netto plus Umsatzsteuer den Bruttobetrag ergibt und ob die Summen der Positionen stimmen. Fehler sind selten, aber teuer, wenn sie durchrutschen.

Danach bleibt die Frage, ob und wann bezahlt wird. Die Freigabe einer Zahlung gehört zu Ihnen – eine Software kann vorschlagen, an Fälligkeiten erinnern und Skontofristen anzeigen.

Und dann ab zum Steuerbüro

Eingangsrechnungen sind Buchungsbelege. Sie gehören mit den übrigen Belegen des Monats zu Ihrem Steuerberater. Wenn Rechnungspostfach und Belegarchiv zusammenarbeiten, ist das ein Paket statt zwei Wege.

Bei E-Rechnungen gilt: Die XML-Datei ist das Original und muss aufbewahrt werden. Ein Ausdruck ersetzt sie nicht.

Wichtiger Hinweis: Aufbewahrung und Prüfung von E-Rechnungen sind hier vereinfacht dargestellt. Ob Ihr Ablauf den GoBD genügt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Dieser Text ist keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Brauche ich eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen?

Nötig ist sie nicht, aber sehr zu empfehlen. Eine eigene Adresse trennt Buchhaltung und Kundenpost und macht die automatische Erfassung zuverlässiger.

Was ist, wenn eine Rechnung nur als Link kommt?

Manche Anbieter schicken nur einen Link zum Kundenportal. Diese Rechnungen müssen Sie herunterladen und ablegen – oder beim Anbieter den Versand als Anhang einstellen.

Muss ich E-Rechnungen ausdrucken?

Nein. Bei einer E-Rechnung ist die Datei das Original und muss elektronisch aufbewahrt werden. Ein Ausdruck ist nur eine Kopie.

Erkennt die Software auch handschriftliche Rechnungen?

Eingescannte und handschriftliche Belege lassen sich auslesen, aber weniger zuverlässig. Prüfen Sie die erkannten Werte bei solchen Belegen kurz.

Werden Rechnungen automatisch bezahlt?

Nein, und das sollten sie auch nicht. Die Software erinnert an Fälligkeiten; die Zahlung geben Sie frei.

Was passiert mit Mails, die keine Rechnung enthalten?

Sie bleiben im Postfach liegen und werden nicht erfasst. Deshalb lohnt die Trennung: Im Rechnungspostfach sollte fast nur Buchhaltungspost ankommen.

Wie DocShock dabei hilft

In DocShock verbinden Sie ein eigenes Rechnungspostfach. Eingehende Rechnungen werden erkannt, ausgelesen und dem passenden Vertrag zugeordnet; XRechnung und ZUGFeRD zeigt DocShock im Klartext mit Rechenprobe. Zusammen mit dem Belegarchiv gehen die Rechnungen des Monats im selben Paket an Ihren Steuerberater – nach Ihrer Freigabe.

Mehr dazu 30 Minuten am Telefon

Passend zu diesem Thema

So hilft DocShock dabei