Arbeitstechnisch auf dem neuesten Stand: die Technik unserer KI

Werkzeuge statt Textraten

Ein reines Chatprogramm formuliert Antworten aus dem, was das Sprachmodell gelernt hat. Klingt gut, kann aber falsch sein – und niemand merkt es. Der KI-Mitarbeiter von DocShock arbeitet anders: Er hat einen festen Satz von Werkzeugen, jedes mit klar umrissener Aufgabe. Verträge lesen. Termin anlegen. E-Mail-Entwurf speichern. Fristen prüfen.

Will er etwas wissen, ruft er das passende Werkzeug auf und bekommt das Ergebnis aus Ihren echten Daten. Will er etwas tun, läuft es durch dieselben geprüften Abläufe wie ein Klick von Ihnen. Er kann sich nichts „ausdenken", was er dann als Tatsache verkauft – seine Antworten stammen aus der Anwendung, nicht aus der Erinnerung des Modells.

Jeder Kunde hat seinen eigenen Datenraum

Der wichtigste Satz aus unserem Bauplan: Ein Kunde bekommt die Werkzeuge für fremde Daten nicht „gesperrt" – sie werden für ihn gar nicht erst gebaut. Ein gesperrtes Werkzeug kann durch einen Fehler aufgehen; ein nicht vorhandenes nicht.

Konkret heißt das: Das Werkzeug-Register wird für jeden Anmeldenden einzeln zusammengestellt. Ihre KI kennt Ihre Verträge, Ihren Kalender, Ihr Postfach – und sonst nichts. Selbst der Terminkalender ist je Kunde ein eigener; eine Doppelbuchungsprüfung kann gar nicht gegen fremde Termine laufen, weil sie den fremden Kalender nie zu sehen bekommt.

Freigaben: die KI schlägt vor, Sie entscheiden

Ab Werk verlässt nichts den Betrieb ohne Ihren Klick. Jeder E-Mail-Entwurf, jedes Dokument, jede Buchung liegt Ihnen zur Freigabe vor. Wer der KI mehr Spielraum geben will, tut das bewusst und abgestuft – etwa mit Postregeln für bestimmte Anfragearten. Wie sich solche Befugnisse sinnvoll abstufen lassen, beschreibt ein eigener Ratgeber.

Die Arbeitsspur: jeder Schritt nachlesbar

Alles, was der KI-Mitarbeiter tut, wird protokolliert: welches Werkzeug er benutzt hat, wann, mit welchem Ergebnis. Das gilt auch für Arbeit, die über Zeitpläne von selbst lief, während niemand angemeldet war. Vertrauen ist gut – nachlesen können ist besser, besonders wenn es um Betriebsdaten geht.

Sprache in beide Richtungen – als geprüfte Kette

Sprechen statt tippen klingt einfach, ist technisch aber eine Kette: aufnehmen, verstehen, ausführen, antworten, vorlesen. Bricht ein Glied, schweigt das System – und der Nutzer weiß nicht, warum. Deshalb ist bei DocShock jedes Glied dieser Kette einzeln geprüft, vom Tonformat bis zur Wiedergabe im Browser, mit wählbarer Stimme und hörbarem Selbsttest in der Oberfläche.

Kosten mit Deckel statt offener Rechnung

KI-Arbeit kostet Rechenleistung, E-Mail-Versand kostet Geld. Beides ist bei DocShock gedeckelt: Jedes Paket enthält ein monatliches Kontingent, danach stoppt der Versand, bis Sie den Mehrverbrauch ausdrücklich freischalten – mit einer Obergrenze, die Sie selbst festlegen. Eine Überraschung auf der Rechnung ist damit technisch ausgeschlossen, nicht nur versprochen.

Über 160 automatische Prüfgruppen vor jeder Auslieferung

Software, die Betriebe täglich nutzen, darf nicht nach Gefühl ausgeliefert werden. Vor jeder Auslieferung durchläuft die gesamte Anwendung über 160 automatische Prüfgruppen: Preisrechnungen, Vertragsabläufe, die Sprachkette, die Auffindbarkeit jeder öffentlichen Seite, die Trennung der Datenräume.

Dahinter steht eine einfache Regel: Zu jedem Fehler, der einmal aufgetreten ist, entsteht eine Prüfung, die genau diesen Fehler künftig verhindert. Und jede neue Prüfung wird gegengeprüft – der Fehler wird testweise wieder eingebaut, die Prüfung muss anschlagen. Eine Prüfung, die nie rot war, prüft möglicherweise nichts.

Eine Quelle für jede Zahl

Preise und Konditionen stehen in der Anwendung an genau einer Stelle und werden überall daraus berechnet – auf der Preisseite, in der Buchung, in der E-Mail-Bestätigung, im Angebot. Zwei Orte für dieselbe Zahl laufen auseinander, und zwar an dem Tag, an dem sich der Preis ändert. Was banal klingt, ist der Unterschied zwischen einer Zahl, die stimmt, und vier Seiten, die monatelang Verschiedenes behaupten.

Und das Recht?

Die KI arbeitet ausschließlich in den Daten des eigenen Kontos, ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört dazu, und die Freigabe-Bauweise sorgt dafür, dass ein Mensch die Verantwortung behält – genau das, worauf es bei DSGVO und AI-Act ankommt. Was beim KI-Einsatz im Betrieb rechtlich gilt, erklärt unser Ratgeber dazu im Detail.