Sicherheit & Daten: Rechte, Anmeldung, Sicherung, Export und Kündigung

Wer was darf

• Sie als Inhaber behalten die wichtigen Entscheidungen. Verträge kündigen, das Konto löschen, Mitarbeiter verwalten und alles, was der KI-Mitarbeiter darf, kann nur der Inhaber-Zugang – auch wenn Mitarbeiter einen Büro-Zugang haben.
• Mitarbeiter in der App sehen nur, was Sie freigeben. Per Häkchen legen Sie fest, was jeder sehen darf.
• Der KI-Mitarbeiter bereitet vor, Sie geben frei. Was er allein erledigen darf, stellen Sie selbst ein und nehmen es jederzeit zurück. Geld und alles fürs Steuerbüro legt er Ihnen immer vor. Hinaus geht nichts ohne Ihr Ja.
• Alles ist nachlesbar. Was der KI-Mitarbeiter gelesen, vorbereitet und getan hat, steht mit Zeitpunkt im Protokoll.

Anmeldung und Verbindung

• Passwörter speichern wir nicht. Gespeichert wird nur ein Abdruck (Verfahren scrypt), aus dem sich das Passwort nicht zurückrechnen lässt.
• Zweiter Schritt bei der Anmeldung: Kunden und Mitarbeiter bestätigen die Anmeldung mit einem Code per E-Mail. Nach mehreren Fehlversuchen wird gebremst.
• Mitarbeiter-App per QR-Code – ohne Passwort, das auf Zetteln landet.
• Verschlüsselte Verbindung: Alle Seiten und das Portal laufen über HTTPS – was Sie eingeben, geht verschlüsselt über das Netz.

Datensicherung

• Automatisch jede Stunde. Kunden, Aufträge, Rechnungen, Verträge und Zeiten werden stündlich gesichert; die letzten zwölf Sicherungen werden aufbewahrt.
• Bei Updates keine Ausfälle für Ihre Daten. Die Daten liegen auf einem dauerhaften Datenträger, nicht im Programm selbst – ein Neustart oder eine neue Fassung ändert sie nicht.

Ihre Daten mitnehmen

• Datenauskunft als Datei: Im Portal laden Sie Ihre gespeicherten Daten mit einem Klick herunter.
• Rechnungen als PDF und als E-Rechnung (XRechnung).
• Belege und Buchungsdaten im DATEV-Format – das Programm Ihres Steuerberaters liest sie direkt ein.
• Arbeitszeiten als Monatsnachweis (PDF) für die Lohnabrechnung.

Kündigung

• Im 14-Tage-Test: Beenden Sie den Test im Portal unter „Mein Konto“, endet er sofort – es entstehen keine Kosten. Wir erinnern Sie 3 Tage vor Ende per E-Mail.
• Danach: Die Pakete laufen 24 Monate ab Testende, danach jeweils 12 Monate. Die Kündigung stellen Sie im Portal unter „Konto“ – dort steht auch, zu welchem Datum sie wirkt.
• Einzelne Bausteine ohne Paket (zum Beispiel Arbeitszeiterfassung) sind monatlich kündbar.
• Nach Vertragsende werden Ihre Daten nach Ihrer Wahl herausgegeben oder gelöscht – vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. So steht es im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Datenschutz

Mit jedem Kunden schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Welche Dienstleister wir einsetzen, steht dort und in der Datenschutzerklärung. Fragen beantworten wir persönlich: Termin buchen.